مدیریت هزینه چیست؟ چگونه بودجه بندی هزینه انجام می‌شود؟

مدیریت هزینه (Cost Management) فرآیندی است که طی آن فرد بودجه یک کسب و کار یا پروژه را برنامه‌ریزی و مدیریت می‌کند. این مسئله در مدیریت یک پروژه، به مدیر و رهبر کمک می‌کند تا هزینه پروژه را تخمین بزنند و کنترل‌هایی را تنظیم نمایند که با استفاده از آن‌ها می‌توان استفاده بیش از حد بودجه را کاهش داد.

مفهوم مدیریت هزینه

حالا وقت آن است که مفهوم مدیریت هزینه را بهتر درک کنیم.مدیریت هزینه فرآیند برنامه‌ریزی، کنترل و بهبود هزینه‌های سازمان است. این فرآیند شامل گردآوری، طبقه‌بندی، بررسی و گزارش‌دهی اطلاعات هزینه برای کمک به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی است. مدیریت هزینه شکلی از حسابداری مدیریت است که به کسب‌وکار کمک می‌کند تا با پیش‌بینی دقیق‌تر هزینه‌های قریب‌الوقوع، شانس گذر از بودجه را کاهش دهد. بسیاری از کسب‌وکارها از تاکتیک‌های مدیریت برای پروژه‌های خاص و برای کسب‌وکار کلی استفاده می‌کنند.

مدیریت هزینه در کسب و کار چیست و چه اهمیتی دارد؟

از کسب و کارهای نوپا گرفته تا کسب و کارهای پر رونق، هزینه‌های زیادی دارند. زمانی که کسب و کارها رشد می‌کنند به همان میزان هم هزینه‌های آن‌ها رشد بیشتر می‌شود بطوری که مدیریت آن‌ها سخت‌تر و گاهی غیر ممکن می‌شود. اما می‌دانیم که در هر کسب و کاری یکسری هزینه‌ها، هزینه‌های اضافی هستند و اگر روی آن‌ها نظارت نباشد و مدیریت نشوند، می‌توانند کسب و کار را به مرز ورشکستگی برسانند. یکی از دلایل اصلی داشتن مدیریت هزینه‌ در کسب و کارها، شناسایی این نوع هزینه‌های اضافی است که بتوانیم بعد از شناسایی، آن‌ها را حذف کنیم؛ که بعد از انجام این کار و حذف آن‌ها و بعد از چند ماه متوجه تاثیر مدیریت هزینه خواهیم شد.

مراحل مدیریت و بودجه بندی هزینه

مدیریت هزینه به فرآیند یافتن پروژه مناسب و انجام پروژه به روش صحیح مربوط می‌شود. این شامل فعالیت‌هایی از قبیل برنامه ریزی، برآورد، بودجه بندی، تامین مالی، مدیریت و کنترل هزینه‌هاست. مدیریت هزینه تمام چرخه عمر پروژه را از مرحله برنامه‌ریزی اولیه تا اندازه گیری عملکرد هزینه و تکمیل پروژه پوشش می‌دهد. مراحل سیستم مدیریت هزینه در کسب و کار عبارتند از:
برنامه ریزی منابع:
برنامه ریزی منابع فرآیندی است که در آن منابع مورد نیاز آینده برای یک سازمان یا محدوده کاری مشخص می‌شود. نمونه‌هایی از منابع، افراد (مانند کارمندان و پیمانکاران)، تجهیزات (مانند زیرساخت‌ها، وسایل نقلیه بزرگ ساختمانی و سایر تجهیزات تخصصی) هستند.
این مرحله شامل ارزیابی و برنامه ریزی استفاده از منابع فیزیکی، انسانی، مالی و اطلاعاتی مورد نیاز برای تکمیل فعالیت‌های کاری و وظایف است. بیشتر فعالیت‌ها شامل استفاده از افراد برای انجام کار است. برخی از فعالیت‌ها نیازمند تجهیزات و مواد مصرفی است. سایر وظایف مستلزم ایجاد یک دارایی با استفاده از ورودی‌های اطلاعاتی (مثلاً مهندسی یا طراحی نرم افزار) است.
برنامه ریزی منابع، بخشی از سیستم سازی کسب و کار است که در ابتدای پروژه، قبل از شروع هر کار واقعی انجام می‌شود. برای شروع، مدیران پروژه ابتدا باید به تک تک وظایف فرعی توجه کنند. سپس باید بپرسند که چند نفر، با چه نوع مهارت‌هایی برای تکمیل این کار مورد نیاز هستند؟ چه نوع تجهیزات یا موادی برای تکمیل این کار مورد نیاز است؟
با اتخاذ این رویکرد در سطح وظیفه، این امکان برای مدیران پروژه فراهم می‌شود که فهرست دقیق و کاملی از تمام منابع داشته باشند. سپس این فهرست به عنوان ورودی به مرحله بعدی وارد می‌شود.
برآورد هزینه:
تخمین هزینه فرآیند پیش‌بینی است که برای تعیین کمیت، هزینه و قیمت‌گذاری منابع مورد نیاز در محدوده یک گزینه سرمایه‌گذاری، فعالیت یا پروژه استفاده می‌شود. این شامل استفاده از تکنیک‌هایی است که اطلاعات فنی و برنامه‌ای کمی درباره یک دارایی یا پروژه را به اطلاعات مالی تبدیل می‌کند.
برای انجام محاسبات هزینه به اطلاعات زیر نیاز داریم: منابع مورد نیاز (خروجی از مرحله قبل)، قیمت هر منبع (به عنوان مثال، هزینه کارکنان در ساعت، هزینه‌های استخدام فروشنده، هزینه‌های تدارکات سرور، نرخ مواد در هر واحد، و غیره)، مدت زمانی که هر منبع مورد نیاز است، فهرست مفروضات خطرات احتمالی هزینه‌های پروژه و صنعت.
خروجی‌های‌ برآورد عمدتاً به عنوان ورودی برای برنامه‌ریزی تجاری، تجزیه‌و‌تحلیل هزینه و تصمیم گیری‌ها یا برای فرآیندهای کنترل هزینه و زمان‌بندی پروژه استفاده می‌شود.

بودجه بندی هزینه:
بودجه بندی هزینه را می‌توان به عنوان بخشی از برآورد یا به عنوان فرآیند جداگانه خود در نظر گرفت. بودجه‌بندی فرآیند تخصیص هزینه‌ها به بخش خاصی از پروژه، مانند وظایف یا ماژول‌های فردی، برای یک دوره زمانی خاص است. بودجه‌ها شامل ذخایر احتیاطی تخصیص یافته برای مدیریت مخارج غیرمنتظره است. بودجه ریزی یک فرآیند فرعی در برآورد است که برای تخصیص هزینه برآوردی منابع به حساب‌های بهای تمام شده استفاده می‌شود. این مرحله مبنایی را برای کنترل هزینه تشکیل می‌دهد. حساب‌های بهای تمام شده نیز باید از فرآیند حسابداری بهای تمام شده پشتیبانی کند. بودجه‌ها اغلب بر اساس برنامه زمان بندی یا برای رسیدگی به محدودیت‌های بودجه و جریان نقدی به صورت مرحله‌ای تنظیم می‌شوند.
کنترل هزینه:
کنترل هزینه مربوط به اندازه‌گیری واریانس‌ها از هزینه برآورد شده و انجام اقدامات اصلاحی مؤثر برای دستیابی به حداقل هزینه‌ها است. رویه‌هایی برای نظارت بر هزینه‌ها و عملکرد در برابر پیشرفت یک پروژه اعمال می‌شود. تمام تغییرات در برآورد پایه هزینه باید ثبت شود و کل هزینه‌های نهایی مورد انتظار به طور مداوم پیش بینی شود. هنگامی که اطلاعات هزینه واقعی در دسترس قرار می‌گیرد، بخش مهمی از کنترل هزینه، توضیح این است که چه چیزی باعث انحراف از برآورد هزینه می‌شود.
بر اساس این تجزیه و تحلیل، ممکن است برای جلوگیری از افزایش هزینه، اقدام اصلاحی لازم باشد. فرآیند ارزیابی عملکرد با برنامه ریزی و داشتن ابزار مناسب شروع می‌شود. ابزارهای نرم‌افزار کنترل هزینه اختصاصی می‌توانند برای تعریف روش‌های کنترل هزینه، پیگیری و تأیید تغییرات و اعمال تجزیه و تحلیل ارزشمند باشند. علاوه بر این، با این نرم افزارها می‌توان گزارش‌دهی را تقویت و ساده‌سازی کرد که اطلاع‌رسانی به همه ذینفعان درگیر در پروژه را آسان‌تر می‌کند.

.در وست ویژن بخوانید:

با تکنیک های فروش در بازاریابی شبکه ای بیشتر آشنا شوید!

مزایای کاربرد راهکار مدیریت هزینه

مدیریت چرخه ثبت هزینه‌ها؛ با راهکار مدیریت هزینه روال ثبت، نگه‌داری، چرخش، اطلاع‌رسانی و تأیید هزینه‌های سازمان به صورت دقیق قابل انجام خواهد بود.
تأیید یا عدم تأیید هزینه‌ها به صورت خودکار؛ در صورتی که سیاست سازمان، تأیید خودکار یکسری از هزینه‌ها با مبلغ مشخص و تحت شرایط مشخص باشد، با راهکار مدیریت هزینه می‌توان فرایند تأیید یا عدم تأیید این هزینه‌ها را به صورت کاملا خودکار توسط سیستم انجام داد.
گزارش گیری‌های مدیریتی؛ پس از ثبت و شکل‌گیری داده‌های مربوط به هزینه، راهکار مدیریت هزینه با ارائه گزارش‌های پیشرفته برحسب طبقه‌بندی هزینه‌ها (هر گونه طبقه‌بندی تعریف شده در سیستم مثل خوراک، ایاب ذهاب، اقلام مصرفی، اجاره‌بها و ...)، امکان تصمیم‌گیری صحیح و مؤثر را خواهد داد.
اطلاع‌رسانی خودکار به مدیران و پرسنل هزینه‌کننده؛ به طوری‌که هر سازمان می‌تواند بر حسب سیاست‌های خود تعیین نماید تا در مراحل مختلف چرخه ثبت هزینه، اطلاع‌رسانی‌های مختلف به صورت ایمیل به هزینه کننده، مدیر مربوطه، یا فرد یا واحد خاص انجام پذیرد.

اهداف سیستم مدیریت هزینه

سیستم مدیریت هزینه نوعی سیستم برنامه‌ریزی و کنترل است که اهداف زیر را دنبال می‌کند:
1.اندازه‌گیری بهای تمام شده منابعی که در راه انجام فعالیت‌های اصلی واحد اقتصادی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
2.تشخیص و حذف اقلامی از هزینه که ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند.
3.تعیین کارایی و اثربخشی فعالیت‌های اصلی انجام شده در واحدهای اقتصادی.
4.تشخیص و ارزیابی فعالیت‌های جدیدی که می‌تواند عملکرد آینده سازمان را بهبود بخشد.

.بیشتر بخوانید:

توانایی نه گفتن و نه شنیدن در فروش!

تکنیک‌های مدیریت هزینه

مهم‌ترین مساله در هر کسب وکار، مدیریت هزینه است. بنابراین، مدیران باید از تکنیک‌های خاصی برای کنترل حد و مرز تعیین شده برای هزینه استفاده کنند. این تکنیک‌ها عبارتند از:
سرمایه گذاری در تکنولوژی: این شیوه موجب ساده سازی فرایند کسب و کار، کسب حداکثر استاندارد، بازده بالا و مطلوب نگه داشتن تعداد کارکنان می‌شود.
مدیریت زمان: این فاکتور برای صاحبان کسب و کار از اهمیت زیادی برخوردار است. بنابراین، صاحبان کسب و کار باید کارکنان را در مورد ارزش زمان و کارآیی و اثر بخشی آن در مدیریت هزینه توجیه کنند.
مدیریت موجودی: یکی از هزینه‌های عمده و همچنین روش‌های تولید درآمد، مدیریت موجودی است. در ابتدا، فرد مسئول انبار موجودی باید پیش نیازهای موجودی یعنی کیفیت موجودی که باید ذخیره شود را بررسی کند تا متوجه پیش نیازهای کسب و کار شده و از انباشتگی بیش از اندازه موجودی جلوگیری کند.
مفهوم به روز شده بازار: در مدیریت هزینه، به روز شدن با روند بازار بسیار حائز اهمیت است. از این رو، مدیران باید، با فروشندگان در ارتباط بوده و از قوانین جدید قراردادها و تغییراتی که اخیرا در روند قیمت گذاری اتفاق افتاده است، مطلع باشند.
کنترل تعداد کارکنان: یکی دیگر از عوامل مهم در مدیریت هزینه، هزینه کارکنان است. اگرچه کارکنان، دارایی و ستون‌های شرکت محسوب می‌شوند، اما حفظ آن‌ها نیز هزینه‌هایی برای شرکت در بر دارد.

چرا مدیریت هزینه پروژه مهم است؟

زمانی که شما از مدیریت هزینه پروژه استفاده می‌کنید، این مسئله یک پایه برای هزینه‌های پروژه تعیین می‌کند؛ این بدان معناست که بر تصمیمات و دستورالعمل‌هایی که هنگام مدیریت هزینه‌‌ای پروژه خود اتخاذ می‌کنید، نظارت کافی خواهید داشت. در اصل به شما کمک می‌کند تا پروژه را بدون هزینه بیش از حد، در مسیر خود نگه دارید.
بدون مدیریت هزینه پروژه، سازمان می‌تواند ضرر کند؛ زیرا هزینه‌ها بیش از سود خواهند بود. مسئله دیگر این است که شما ممکن است به اشتباه مشتریان خود را فاکتور کنید. همه اینها منجر به بودجه‌ای ناچیز و ناتوانی خطرناکی در یادداشت‌برداری می‌شود که در هنگام خرج کردن هزینه با آن رو به رو خواهید شد.

مدیریت هزینه‌های شخصی چگونه است؟

شما برای اینکه بدانید که چگونه دخل و خرج خود را مدیریت کنید بهتر است ابتدا دانش مدیریت هزینه‌های شخصی را فرا بگیرید. در رابطه با این موضوع اقتصاددان‌ها 7 توصیه اساسی به ما می‌کنند:
• اهداف مالی‌تان را مشخص کنید.
• درآمد و هزینه‌ها را ثبت کنید.
• به طور هوشمندانه هزینه‌ها را کاهش هید.
• نیازها را از خواسته‌ها جدا کنید.
• بودجه بندی را شروع کنید.
• برنامه ریزی خود را اجرا کنید.
• هزینه‌های ناگهانی خود را مدیریت کنید.
• تغییر کنید و بهبود دهید.

در وست ویژن بیشتر بخوانید:

استراتژی بازاریابی چیست؟ 5 استراتژی مهم در بازاریابی شبکه‌ای!

خلاصه و جمع‌بندی
نگرش مدیریت هزینه نقش مهمی در جهت دادن تصمیمات مدیران به سوی ایجاد ارزش برای همه ذی نفع‌ها (سهام داران، مشتریان، کارکنان و جامعه) به عهده دارد و می‌کوشد بین منافع ذی نفع‌های مختلف تلفیق مناسب و خلاقانه ایجاد کند. فلسفه و نگرش «مدیران به کنترل هزینه‌ها متشکل از مجموعه‌ای از ابزار و روش هاست که می‌تواند به تجزیه و تحلیل جامع تصمیمات مدیریت بپردازد و در هر مورد تصمیمات مدیریت را پشتیبانی کند. مجموعه ابزار و روش‌های کنترل هزینه‌ها که به پیشبرد اهداف و برنامه‌های یاری می‌رساند سیستم مدیریت منابع مالی مصرفی نامیده می‌شود.
به دلیل نبود راهکارها و سیستم‌های مناسب جهت مدیریت منابع مالی سازمان معمولا این حوزه از فعالیت‌های سازمان به صورت دستی و کاغذی ثبت، نگهداری و نظارت شده که علاوه بر تحمیل زمان و هزینه اضافی به سازمان، با دقت کم انجام پذیرفته و غیر قابل گزارش‌گیری خواهند بود. در صورتی که تخمین و مدیریت صحیحی روی هزینه‌ها و منابع پروژه وجود داشته باشد؛ هدف مدیریت هزینه تا حد زیادی قابل دست‌یابی است. با کنترل هزینه‌های سازمانی می‌توان سودآوری سازمانی را افزایش داد و این منجر به بهبود عملکرد مالی می‌شود.
سوالات متداول
مخارج و هزینه چه تفاوتی دارند؟
اگر دارایی‌هایی که شما به ‌واسطه مخارج در دوره مالی به دست آورده‌اید، در همان دوره مالی منافعی برای شما داشته باشد آنگاه می‌توانید آن مخارج را به‌عنوان هزینه هم شناسایی کنید. مثلاً اگر شرکت تولیدی هستید شما برای حسابداری هزینه‌های انجام شده باید “هزینه کالای آماده برای فروش” را زمانی که کالا به فروش رفته است شناسایی کنید.
منظور از مدیریت هزینه در حسابداری چیست؟
مدیریت هزینه فرآیند برنامه ریزی و کنترل بودجه یک کسب و کار است. مدیریت هزینه شکلی از حسابداری مدیریت است که به کسب و کار کمک می کند تا با پیش بینی دقیق تر هزینه ها، احتمال اتلاف بودجه را کاهش دهد.
مدیریت هزینه از چه فعالیت‌هایی تشکیل می‌شود؟
مدیریت هزینه دربرگیرنده فعالیت‌های جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و گزارش اطلاعات هزینه برای بودجه بندی و نظارت موثرتر بر هزینه‌ها است.